Termine

Arbeitsabläufe und Beschreibung Register “Termine”

Übersicht Arbeitsabläufe

1. Änderung von Termindetails
2. Termin als wahrgenommen markieren
3. Termin verschieben
4. Termin löschen
5. Laufzettel drucken
6. Bestätigung per E-Mail versenden

Die Terminübersicht kann nach allen Spaltenüberschriften (Datum, Zeit, Berater, Beratungsthema etc.) sortiert werden.

Die Sortierung erfolgt bei Datum und Uhrzeit chronologisch, bei allen anderen Spalten alphabetisch je nach Auswahl auf- bzw. absteigend.
Bei der Spalte wahrgen. wird erfolgt die Sortierung nach wahrgenommen bzw. nicht wahrgenommen.

1. Änderung von Termindetails

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt

2. Änderung vornehmen - Editierbar sind nur weiß hinterlegte Felder (Kurztitel, Beratungsart, Beratungsthema und Notiz).

3. Button “Speichern” anklicken

2. Termin als wahrgenommen markieren

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt

2. Button “Termin wahrgenommen” anklicken

3. Termin wird als wahrgenommen gekennzeichnet:

   • Häkchen in Checkbox in Spalte “wahrgen.” wird gesetzt
   • Button “Termin wahrgenommen” wird ausgegraut

3. Termin verschieben

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt

2. Button “Termin verschieben” anklicken

3. Die folgende Maske wird angezeigt

4. Filter zum gewünschten Termin je nach Bedarf eingrenzen, z. B.

   Button “Suchen” anklicken

   • Datumsbereich in dem nach Terminen gesucht werden soll
   • Anfangszeit des gewünschten Termins
   • Berater bei dem Termin stattfinden soll
   • Beratungsart
   • Beratungsort

   Hinweis

   Über die vorkonfigurierten Filter (Tageszeit, Kalenderwochen, Tage) werden freie Termine in dem jeweiligen Zeitfenster angezeigt.
   Über Anklicken des Buttons 

   werden alle genutzten Filter gelöscht.

5. Liste freier Termine wird angezeigt 

6. gewünschten Termin in Spalte “Auswahl” anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt und mit  X  gekennzeichnet)

7. mit Anklicken des Buttons “Übernehmen” abschließen

 

4. Termin löschen

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt

2. Button  “Termin löschen” anklicken

3. folgende Maske wird angezeigt
   

4. mit Klicken auf “Ja” bestätigen

Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

5. Laufzettel drucken

1. gewünschten Termin in Übersicht anklicken (Auswahl ist nach Anklicken blau hinterlegt) - Details zum jeweils ausgewählten Termin werden im unteren Bereich angezeigt

2. Button  “Laufzettel drucken” anklicken

3. das Dokument wird als PDF heruntergeladen
    

   Hinweis

   Je nach verwendetem Browser (Firefox, Chrome, Internet-Explorer etc.) muss das PDF-Dokument nach dem Herunterladen per Doppelklick geöffnet werden oder dieser Vorgang erfolgt automatisch.

   Die Vorlage des Laufzettels kann über die Administration-> Anwendung-> Vorlagen individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.

6. Bestätigung per E-Mail versenden (verfügbar ab MIA-Version 5.4.0 und neuem MIAO-Backend)

Button “Bestätigung per E-Mail versenden” klicken und mit “Ja” Bestätigen

Der Button ist aktiv wenn eine E-Mail-Adresse zum Mitglied hinterlegt ist und die E-Mail-Vorlage im Katalog “Beratungsarten” zugeordnet werden.

Beschreibung Register “Termin”

Übersicht über alle (vergangenen und zukünftigen) Termine der Person

In der Tabelle werden alle Termine der aufgerufenen Person (mitgliedschaftsübergreifend) angezeigt.

Informationen und Änderungsmöglichkeiten zu Terminen:

• Listenübersicht: Alle Termine zur Person
• Weitere Informationen zu den Terminen mit Änderungsmöglichkeiten
• Termine bearbeiten
• Laufzettel - Was ist das?

Alle Termine zur Person

Überblick über alle vergangenen und zukünftigen Termine, die zur ausgewählten Person gebucht wurden mit folgenden Angaben:

• Datum des Termins
• Uhrzeit des Termins
• Termin wahrgenommen - Checkbox gesetzt - wahrgenommen, Checkbox nicht gesetzt - nicht wahrgenommen
• Name des Beraters
• Beratungsort - für Vereine mit mehreren Beratungsstellen
• Beratungsart - z. B. persönlich, telefonisch, Email etc.
• Beratungsthema - z. B. Wohnungsmängel, Betriebskosten, allgemeine Vertragsangelegenheiten etc.
• Termintyp - z. B. Beratungstermin, Vorort-Termin etc.
• Kurztitel - Hier kann kurz umrissen werden, worum es im Termin genau gehen soll (z. B. Check BKA-Belege, Prüfung Mietvertrag, Heizungsausfall etc.).
• Notiz - nutzbar z. B. für Zusammenfassung der Beratung durch den Rechtsberater oder zum hinterlegen von wichtigen Hinweisen zum Termin

Weitere Informationen zu den Terminen mit Änderungsmöglichkeiten

Unterhalb der Listenübersicht Alle Termine zur Person werden folgende Details zum jeweils ausgewählten Termin (nach Anklicken blau hinterlegt) angezeigt.

• Kurztitel - kann hier nachträglich eingetragen/geändert werden

• Datum / Uhrzeit - kann hier nachträglich nicht geändert werden (ABER siehe Ausnahme in Infobox unten)

• Termintyp - kann hier nachträglich nicht geändert werden

• Beratunsort - kann hier nachträglich nicht geändert werden

• Berater - kann hier nachträglich nicht geändert werden

• Beratungsart - kann hier nachträglich ausgewählt/geändert werden

• Beratungsthema - kann hier nachträglich ausgewählt/geändert werden

• Notiz - kann hier nachträglich eingetragen/geändert werden

 

Termine bearbeiten

• Termin wahrgenommen
  Über diesen Button kann ein Termin als wahrgenommen gekennzeichnet werden.

• Termin verschieben
  Hier kann ein bereits vergebener Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden, ohne eine Löschung des Termins vornehmen zu müssen.
  Beim Verschieben eines Termines wird die Beratungsart nicht übernommen! Diese nach Verschieben einfach nachträglich wieder auswählen und speichern.

• Termin löschen
  Hier kann ein Termin, der entfernt werden soll, gelöscht werden. Der Button “Termin löschen” ist inaktiv, wenn der Rolle des Anwenders das Recht “TERMNILOESCH” zugeordnet wurde.

Laufzettel - Was ist das?

Ein Laufzettel kann als Arbeitsmittel genutzt werden, um die Aktualität der persönlichen Daten der Mitglieder im Rahmen eines persönlichen Beratungstermins überprüfen zu können.
Auf diese Weise kann ein großer Teil des Datenbestandes auf einfache Weise aktuell gehalten werden.

Verwendungsbeispiele:

1. Der Laufzettel kann beispielsweise bei Erscheinen des Mitgliedes grundsätzlich mit der Bitte ausgehändigt werden, etwaige Änderungen der persönlichen Daten auf dem Laufzettel festzuhalten und das ausgefüllte Dokument an die Sachbearbeiter/innen im Büro zurück zu reichen.

2. Für Vereine, die keine separaten Bürokräfte am Beratungsstandort beschäftigen, kann der Laufzettel in Vorbereitung des Beratungstages ausgedruckt und jeder Akte beigefügt werden.
   Der Rechtsberater kann das Dokument so jedem anwesenden Mitglied vorlegen und die Hinterlegung der Änderungen der persönlichen Daten im System kann im Nachgang erfolgen. 

Der Laufzettel kann in der Administration unter Anwendung - Vorlagen an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins angepasst werden.